Tre veier til suksess ved implementering av prosjekt- og porteføljestyringsverktøy

Ida Christin EriksenFunksjonalitet, Nyheter, Uncategorized

Hvilken vei man velger for å implementere et prosjekt- og porteføljestyringsverktøy avhenger av hvilket fokus man ønsker å ha. Vi håper vi kan hjelpe deg med avgjørelsen ved å beskrive ulike fremgangsmåter. Det første steget på veien for å lykkes med en implementering av et prosjekt- og porteføljestyringsverktøy er å opprette en sentral liste over prosjektene sine i et database-støttet prosjektstyringsverktøy. Vi ser ofte at prosjekter opprettes og vedlikeholdes i Excel-filer, som må oppdateres og rapporteres på manuelt. Om det er her dere er i dag anbefaler vi at du leser om vårt prosjekt- og porteføljestyringsverktøy IMS PPM, før du leser videre. Etter at man har tatt det første steget kan man velge seg ut en vei basert på fokuset man ønsker å ha, og videreutvikle løsningen slik at den passer bedriften og deres mål bedre. I vår implementasjonsprosess tar vi høyde for å først få på plass det grunnleggende, før vi går videre med utviklingen.

Vei 1: Implementering med fokus på planlegging
Fokus på planlegging betyr at du kjenner strukturen; du har en timeplanoversikt og et godt utgangspunkt for å kontrollere prosjektene. Det vil imidlertid ta lengre tid å etablere ressursplanlegging, ettersom det krever at planleggingen av prosjektene er fullført. Om du må koordinere leveranser og prestasjoner fra eksterne interessenter i stedet for den individuelle plasseringen av egne ressurser, eller om det er mer sannsynlig at dere gjennomfører kontraktsprosjekter enn bedriftsinterne utviklingsprosjekter er dette veien å gå.

Hva bør vurderes ved implementering via planlegging?

  • Sørg for at du har en prosjektstruktur med faser og milepæler. Dette gjør det enklere å holde styr på prosjektene, også de som har flere hundre oppgaver.
  • Legg til oppgaveinformasjon som steder, involverte bedrifter og komponenter. Dette gir hver oppgave mening og muligheten til å filtrere og sortere rapporter.
  • Sørg for at koblingen mellom avhengige oppgaver er fullført, og bruk den automatiske beregningen av frister som løsningen tilbyr.

Hvilke fordeler gir denne type implementering?

  • Du får en klar oversikt på tidslinjenivå.
  • Du kjenner til statusen på hver oppgave som gjør det enklere å oppdage problemer tidlig.
  • Du har et perfekt grunnlag for koordineringsmøter. Selv med store tidsplaner vil du enkelt finne de aktuelle områdene ved å filtrere dataene.

Vei 2: implementering med fokus på ressursstyring
Når man fokuserer på ressursstyring bør man unngå én ting; ikke ta omveien via detaljert planlegging av prosjektlederne. Ved å la teamlederne planlegge alle teammedlemmenes aktiviteter og prosjekter oppnår man ressursoversikten raskere. Dette er veien å gå om tilgjengeligheten av ressursene dine er avgjørende for prosjektene, og du er forpliktet til å optimalisere arbeidsmengden til ressursene dine i stedet for å overholde tidsfrister.

Hva bør vurderes ved implementering via ressursforvaltning?

  • Registrer ressursene til alle team, med deres kapasitet, helst i en sentral ressurspool.
  • Vinn teamlederne i bedriften ved å overbevise de om fordelene ved økt åpenhet.
  • Teamlederne planlegger fravær og teammedlemmenes aktiviteter – både operasjoner og prosjektaktiviteter. For prosjekter er det tilstrekkelig å planlegge en generell forpliktelse mens detaljplanlegging forblir prosjektlederens oppgave.

Hvilke fordeler gir denne type implementering?

  • Du har en oversikt over ressursutnyttelse i teamene.
  • Du kjenner hvert teammedlems status og er i stand til å identifisere overbelastning og underbelastning på et tidlig stadium.
  • Teamledere er i stand til å illustrere arbeidsmengden til teamene sine for overordnede på et godt grunnlag.

Vei 3: implementering med fokus på porteføljestyring
Når man begynner med porteføljestyring er den første oppgaven å bestemme hvilke prosjekter som faktisk skal startes. Etter det kan man ta for seg hvordan man skal optimalisere utførelsen av disse. Dette er veien å gå om man først og fremst ønsker å oppnå én ting; å samle de ønskede kravene fra bedriftsstrategien og de faktiske mulighetene for å levere resultater.

Hva bør vurderes ved implementering via porteføljestyring?

  • Utvikle en prosess for prosjektinitiering.
  • Definer strategiske drivere for prioritering av prosjektene i porteføljen.
  • Sjekk gjennomførbarheten ved å sammenligne innsatsen og kostnadsplanleggingen med tilgjengelig kapasitet og budsjetter.

Hvilke fordeler gir denne type implementering?

  • Du sørger for at du jobber med de riktige prosjektene til rett tid.
  • En fullstendig oversikt over alle planlagte og pågående prosjekter holder deg oppdatert på porteføljen.
  • Du identifiserer budsjett- og ressursflaskehalser i god tid. Dette lar deg reagere på dem i henhold til bedriftens strategi.

Før du begynner implementeringen er det et par ting som bør hensyntas, som vil bidra til suksessen til prosjekt- og porteføljestyringsverktøy.

  • Begynn med enkle steg. Løsningen kan utvides etter behov på senere tidspunkt. Ved å ta de enkle stegene først sikrer man aksept og gjennomførbarhet til enhver tid. Hyppige årsaker til mislykket implementering er for høye forventninger, utilstrekkelige metoder og ubrukte verktøy.
  • Husk behovene til alle interessenter som må jobbe med systemet senere. På den måten vil løsningen støtte deg enda bedre i å nå bedriftens mål, samtidig som det er en eneste måten å sikre aksept på.
  • Sikre en delt forståelse av fordelene med verktøyet til enhver tid. God endringsledelse kan hjelpe til i prosessen med implementering og aksept blant brukerne.

Uansett hvilken vei som passer dere best burde dere starte med anskaffelsen av verktøyet, slik at dere får samlet all prosjektdata i en database og får en oversikt over planer og statuser. Ønsker dere å høre mer om vår prosjekt- og porteføljestyringsløsning IMS PPM, eller hvordan vi kan hjelpe dere med videreutvikling og forankring av løsningen, kan dere ta kontakt HER.