Gjennom mange år og med lang erfaring innenfor prosjektstyring har vi gjort oss opp noen tanker om hvordan vi som leverandør av prosjekt-og porteføljestyringsløsninger kan bidra til en enklere prosjekthverdag. Vi gir deg noen punkter som kan være med på å gjøre nettopp din virksomhets prosjekthverdag enklere. Dette er flere momenter vi ønsker å trekke frem som vi har sett gå igjen hos mange av våre kunder.

• Fokuser på hva som funker – ikke finn opp løsningen på nytt.

Med dette mener vi at i prosjektstyring er det hensiktsmessig å legge seg på et nivå som gjør at du som bruker av løsningen, være seg porteføljeleder, prosjektleder eller medarbeider, legger deg på et nivå som gjør løsningen enkel å ta i bruk.

• Test-test-test: Gjennomfør tilstrekkelig med testing før lansering

Ved å bruke god tid i testperioden vil man kunne bygge opp en erfaring som kan virke som drivere når løsningen har gått «live». Et fokus på dette vil med andre ord legge et godt grunnlag for superbrukere internt som kan bekle en støtterolle etter hvert som løsningen utvikles internt.

• Hva har du lært? Prosjektets levetid – erfaring som læringsverktøy

Å ta vare på data fra tidligere prosjekter kan være en fornuftig tilnærming ikke bare til hvordan en kan vedlikeholde kvalitet, men også en måte å drive opplæring. Ved å bruke tidligere prosjekter og håndtering av dets tilhørende egenskaper; risikohåndtering, endringshåndtering, dokumentasjonsplassering og gevinstrealisering, kan en drive med kontinuerlig utvikling av kompetanse internt. Det kan også virke som drivere for innovasjon ved at man muliggjør læring fra både suksesser og fiaskoer.

• Benytt deg av brukerforum

Tilgang til brukerforum vil gjøre at man har tilgang til dyrekjøpt erfaring fra andre brukere. Dette kan være med på å senke terskelen for å prøve å feile så vel som at du som bruker av løsningen kan benytte deg av andre som gjerne har gått gjennom det du går gjennom nå. De kan ha svar på spørsmål du lurer på, de kan ha fått svar på spørsmål som du ikke enda har tenkt på. Det er dog viktig å presisere at dette forutsetter at du som bruker har en fornuftig tilnærming til ytre påvirkere av nettopp din løsning. Som nevnt skal du ikke finne opp kruttet på nytt, men ta eierskap til din løsning og dets behov.

• Samhandling i virksomheten

Ved å benytte seg av samhandlingsverktøyene som virksomheten har implementert, eksempelvis Teams, vil en kunne få en smidigere kommunikasjon mellom medarbeidere på tvers av avdelinger som jobber i prosjektet. Vår egen løsning, IMS PPM, er integrert med Planner-board i Teams som gjør at oppgavene som tilegnes deg i løsningen vil oppdateres i Teams. Det er også mulig å legge til prosjektet, dets dokumenter og deling av dette i kanalen til teamet som er knyttet til prosjektet. En strålende måte å drive samhandling på.

• Brukeradopsjon, brukeradopsjon, brukeradopsjon

Brukeradopsjon er viktig! Som nevnt tidligere under flere punkter er det er til syvende og sist brukerne av løsningen som skal drive det fremover. Da er det viktig å legge gode rammeverk og bygge opp beste praksiser for hvordan du og din virksomhet kan få økt brukeradopsjon. Dette ansvaret deles følgelig med oss som leverandør og på bakgrunn av dette har vi lang erfaring med både workshops og kursing.

Trenger du en enklere prosjekthverdag, eller få noen tips og triks eller har behov for et nytt prosjektstyringsverktøy, ta gjerne kontakt med oss for en uforpliktende prat!

About the Author