- Best practice: felles praksis i planleggingen
- Organisering i prosjektet
- Ulike verktøy for ulike formål i prosjektet
Vi Intersoft søker å levere på visjonen vår, «de riktige prosjektene på rett måte», som er kjernen i vårt daglige virke. I vår kundekontakt har vi avdekket flere felles fallgruver og momenter i prosjektene til kundene våre. På bakgrunn av den erfaringsbanken vi har i Intersoft vil vi her presentere noen av gjengangerne som også kan gjelde nettopp ditt prosjekt. Dette er artikkel nummer 3 i vår serie om en enklere prosjekthverdag.Som de fleste av dere vet defineres prosjekter som midlertidige organisasjoner i organisasjonen. De planlegges med – og bruker ressurser fra øvrige deler av virksomheten for å løse en utfordring i løpet av en gitt tidsperiode med en klar oppstart og en klar slutt. Selve organiseringen internt i prosjektet tar gjerne utgangspunktet i nettopp hva prosjektet har til hensikt å løse. Skal det bygges en ny tunnel eller et nytt sykehus? Skal IT-infrastrukturen utbedres? Skal det utvikles nye innovative løsninger på eksisterende problemer? Eller skal det kanskje drives med produktutvikling?
Med bakgrunn i ovennevnte spørsmål vil vi her presentere noen viktige holdepunkter som kan være verdt å tenke på hva gjelder planlegging i prosjekter, organisatoriske faktorer som kan påvirke prosjektet og hvilke refleksjoner som kan være hensiktsmessig i valg av verktøy.
Ingen felles praksis på planlegging i prosjektet
Vi har nevnt det før og sier det igjen: Fokus på best practice er viktig! En felles gjenganger i store og komplekse prosjekter, hvor mange ulike prosjektledere jobber med sine planer, er at det mangler en felles planmal for forretningsområde(-ene). Det å skulle bygge en «best practice» i planleggingen vil kunne være med på å skape mer effektivitet i prosjektstyringen. At alle prosjektledere følger samme struktur vil være fordelaktig i kunnskapsdeling på tvers av organisasjonen. Ulike kunder har ulike grader av kompleksitet i prosjektene sine og vi opplever stor variasjon i hvordan kundene våre planlegger. På samme tid har man gjerne som prosjektleder funnet frem til egen måte å planlegge på. Dette vil følgelig kunne være en utfordring når man skal bygge gode prosjektmaler over tid. Det vil ofte kreve ulike tilpasninger til planmalene for de ulike prosjektene, men vi har opplevd at å ha maler fordelt på forretningsområde er hensiktsmessig. Dette for å kunne bygge en felles forståelse for hvilke prosjekter som skal planlegges på sin respektive måte som igjen vil føre til økt effektivitet og mindre friksjon i prosjektet. Derfor: Bygg et malbibliotek. Intersoft leverer kurs i nettopp dette som kan være med på løse denne utfordringen.
Organisering i prosjektet
Ja, selv vi innrømmer at dette punktet er i overkant teknisk! Men likevel noe vi ønsker å belyse. Selve organiseringen internt i prosjektet tar gjerne utgangspunktet i nettopp hva prosjektet har til hensikt å løse. Skal det bygges en ny tunnel eller nytt sykehus? Skal IT-infrastrukturen utbedres? Skal det utvikles innovative løsninger på eksisterende problemer?
Med disse spørsmålene som utgangspunkt ser vi følgelig hvordan de ulike prosjektene kan organiseres. For entreprenør – og byggeprosjekter kan det være hensiktsmessig med en prosjektgruppe bestående av ulike interessenter, altså representanter, fra de ulike leveransene inn mot prosjektet. Her vil det være fordelaktig å planlegge i langt større grad med fokus på fremdrift og leveranser innenfor gitte tidsfaser.
På den andre siden kan man si at utviklingsprosjekter (les: IT) vil det være hensiktsmessig med mindre team som gjerne er tverrfaglige og har gjerne et brukerorientert fokus, altså sluttbruker av løsningen står i sentrum. Dette kalles gjerne agile prosjekter hvor man har ulike produkteiere som kan sees på som prosjektledere. De agile teamene jobber i korte, intensive perioder kalt sprinter som jobber med ulike leveranser direkte til produktet ut i fra en backlog (oppsamlede leveranser inn mot løsningen/produktet). Nyere forskning peker eksempelvis på at varige produktteam skaper økt psykologisk trygghet i teamene, så vel som større forpliktelse og økt leveranse inn mot produktene/leveransene. Dette belyser et skifte i hva man ser på som tradisjonell forståelse av agil prosjektorganisering, hvor teamet oppløses etter leveransen.
Dette er bare eksempler på 2 ulike organiseringsformer i prosjekter, men som likevel peker på akkurat hvorfor vårt mantra er «de riktige prosjektene på rett måte». Vi ønsker å underbygge dette ved at prosjektet ikke bare preges av hvilke løsninger prosjektet skal planlegges i, men hvordan prosjektet organiseres i sin helhet.
Ulike verktøy for ulike formål i prosjektet
Så, hvordan kan man planlegge og organisere for prosjektet på best mulig måte? For å kunne gjøre dette er det viktig å tenke på kompleksiteten i prosjektet og sette dette opp mot verktøyet en bruker. Komplekse prosjekter krever følgelig løsninger som tillater økt kompleksitet i planleggingen, være seg ressurser, tid, økonomi, måling av fremdrift og gevinster. Eksempler på dette kan være store byggeprosjekter på den ene siden til mindre utviklingsprosjekter på den andre. Uansett hvordan en vrir og vender på det har vi opplevd at ulike tilnærminger til prosjekter fører til ulik grad av kompleksitet. Dette er noe vi anbefaler å forankre i organisasjonen slik at man utvikler en organisasjonskultur som fokuserer på at prosjektet løses på riktig måte. På denne måten kan man kartlegge hvilke verktøy som er mest hensiktsmessig til hvilke prosjekter. Det å kunne skalere opp og ned samme løsning kan følgelig være en løsning, men på samme tid krever dette modenhet i organisasjonen. Modenhet, når det kommer til prosjekter, kan sees på som hvordan prosjektorganisasjonen vurderer hvordan de ligger an i forhold til beste praksis. Med dette som bakteppe vil det også kunne være enklere for nettopp din organisasjon å velge ut riktige verktøy.
Intersoft tilbyr prosjektstyringsverktøy som har til hensikt å drive dine prosjekter frem på en best mulig måte. Vi tilbyr på samme tid kurs i prosjektmetodikk så vel som planlegging med mer. Ta gjerne kontakt med oss for en demo eller tilbud på kurs!
About the Author
