NAV er en av Norges desidert største statlige etater. Etaten har en omfattende organisasjonsstruktur og mange pågående initiativ som gjennomføres med kontinuerlig produktutvikling i tverrfaglige team. Koordineringen av ressurser opp mot disse teamene er en omfattende prosess som er tidkrevende og krever en høy grad av presisjon. Ressursallokering består i prinsippet av to dimensjoner: Tilbud og etterspørsel. Etterspørsel utrykkes gjerne med kompetanse, omfang, og tidsperspektiv. Tilbudet utrykkes på de samme parameterne i tillegg til faktisk ressurs eller medarbeider og ikke minst tilgjengelighet.
NAV har tradisjonelt benyttet Excel til å administrere ressursallokeringen, men har vært på utkikk etter en løsning – innenfor sin eksisterende IT-plattform – til å løse dette på en mer robust og enhetlig måte. Valget falt på Microsoft Project Online og egnerapporter og dashboards i en pilotløsning.
Intersoft har fått oppdraget med å ta frem en løsning basert på Project Online. Intersoft konfigurerer opp Microsofts Project Online og utvikler rapporter slik at disse er tilpasset både NAVs organisasjonsstruktur og selve ressursallokeringsprosessen.
«Gjennom Project Online får vi en løsning der initiativeierne kan melde inn sine ressursbehov. Dette gjøres ved å legge inn et behov for kompetanse, omfang og tid. Dernest får ressurseierne en brukerflate – i samme løsning – hvor de kan avgi ressurser til initiativene basert på de innmeldte behovene og samtidig hensynta kapasiteten man har tilgjengelig.» sier Kristin Willersrud, seniorrådgiver, NAV.
«Vi er selvsagt veldig fornøyde med å kunne levere en ressursallokeringsløsning til NAV. Dette viser fleksibiliteten som ligger i Microsofts prosjekt- og porteføljestyringsløsninger, og ikke minst hvordan Intersoft evner å drive frem en løsning i en stor og kompleks organisasjon» sier Knut A. Strøm-Gundersen, daglig leder i Intersoft.
«Dette er første gang vi får en felles løsning som ivaretar både behovs- og tilbudssiden der vi samhandler om en felles sannhet knyttet til dataene. Vi har hatt Excel-ark som ivaretar den ene eller den andre siden, men aldri klart å sette det sammen i en og samme løsning på en god måte» sier Kristin videre.
«Støtten fra Intersoft har vært avgjørende for oss slik at vi gjennom diskusjoner i arbeidsmøter har klart å finne en løsning som tar høyde for vår kompleksitet, samtidig som vi har klart å bli enig om standarder og enhetlige måter å jobbe på.»
I piloten skal løsningen testes ut på noen utvalgte områder. « Allerede her er det snakk om flere hundre ressurser. Hvis dette blir en suksess, vil vi benytte løsningen videre og vurdere videre utvidelse », sier Kristin.
About the Author
