Få kontroll på prosjektporteføljen med modenhetsanalyse

Felles språk for styring

Mange virksomheter har i dag gode verktøy og meget gode, og flinke ansatte. Likevel kan det føles ut som at prosjektene lever sitt eget liv. Ofte handler det ikke om at verktøyene er dårlige eller at folkene mangler kompetanse, men at organisasjonen mangler et felles språk for styring.

Vi i Intersoft ser ofte de samme utfordringene gå igjen når denne felles strukturen mangler. Mye tid forsvinner i manuelt arbeid som å utarbeide Excel regneark for månedsrapporter. Samtidig preges hverdagen av en uoversiktlig ressursbruk der det er vanskelig å si nei til nye initiativer, fordi man rett og slett ikke har full oversikt over hva folk faktisk jobber med for øyeblikket. Resultatet er at prosjektene som gjennomføres ikke alltid oppleves som relevante for de overordnede målene ledelse har satt.

Dette er grunnen til at vi har tatt i bruk P3M3 (Portfolio, Program and Project Management Maturity Model) som rammeverk for våre modenhetsanalyser. P3M3 er en global standard som måler hvor god en virksomhet er til å styre prosjekter, programmer og porteføljer. Den gir en modenhetsscore fra 1 til 5 på tvers av viktige områder som ressursbruk, økonomi, og risiko. Vi har valgt P3M3 fordi den erstatter synsing med fakta. Modellen gir oss et felles fagspråk og og en konkret sjekkliste for hva som må til å nå neste nivå. For oss er ikke det bare et teoretisk verktøy, men en praktisk metode for å sette ord på de faktiske flaskehalsene i hverdagen deres.

Hvordan skaper modenhetsanalysen verdi for dere?
En modenhetsanalyse gir virksomheten en tydelig vurdering av dagens praksis innen prosjekt- og porteføljestyring. Vi går inn og ser på hvor godt prosessene, verktøyene og styringsmodellene fungerer sammen i dag. Gjennom analysen identifiserer vi styrker og forbedringsområder, måler modenhetsnivået opp mot internasjonal beste praksis og tydeliggjør gapet mellom der dere er nå og der dere ønsker å være.

Et bedre beslutningsgrunnlag
 Mange opplever i dag en fragmentert porteføljestyring og manuelle rapporteringsprosesser. Analysen synliggjør nøyaktig hvor skoen trykker og hva som må forbedres for å skape bedre styring. Ved å identifisere «lavthengende frukt» finner vi de områdene hvor små justeringer i rutiner eller verktøy kan gi en umiddelbar effekt på effektiviteten.

Økt effektivitet og mindre risiko
Modne prosjektmiljøer håndterer risiko mer systematisk og jobber mer datadrevet. Mange organisasjoner mangler i dag felles struktur for læring og rapportering, noe som fører til varierende datakvalitet. Analysen avdekker disse svakhetene og peker på konkrete tiltak for å sikre at prosjektene leverer det de skal, til riktig tid.

Veien videre

For oss i Intersoft er ikke denne analysen slutten på oppdraget, men starten på en forbedringsreise. Vi leverer en konkret tiltaksplan som hjelper dere å prioritere hva som bør gjøres, og i hvilken rekkefølge.

Etter gjennomført analyse kan vi støtte virksomheten i å ta de neste stegene. Dette kan handle om alt fra å utvikle nye styringsmodeller og forbedre interne prosesser, til å etablere bedre rapportering eller innføre digitale løsninger som gir en helhetlig og oppdatert porteføljeoversikt. Mange velger også workshops for behovskartlegging eller endringsledelse som et naturlig oppfølgingsløp for å sikre at de nye rutinene faktisk bli en del av kulturen.

Målet vårt er at dere skal sitte igjen med en felles forståelse i organisasjonen av hva som må forbedres, og hvorfor. En moden organisasjon leverer ikke bare prosjektene raskere, de leverer de riktige prosjektene med den kvaliteten som krever for å nå de strategiske målene.

Ta kontakt om du ønsker å høre mer om modenhetsanalyse