Hvorfor begynne med blanke ark, når dere kan dra nytte av hvordan andre bruker Project Online?

Er dere klare til å ta skrittet over til total prosjektstyring med Project Online, men usikker på hvordan?

Intersoft har brukt den erfaringen vi har til å lage en totalløsning som kan brukes i enkeltprosjektet, men som også gir en god oversikt over hele prosjektporteføljen. Løsningen har en konfigurasjon som bygger på de mest brukte delene av Project Online, satt opp basert på vår erfaring. I oppstarten kjører vi en workshop hvor vi kartlegger hvilke deler av Project Online som er relevante for deres organisasjon. Etter denne workshopen velger vi ut den funksjonaliteten som er relevant for dere, med ferdig konfigurasjon.

Beste praksis løsningen består av følgende komponenter:

  • Project Online lisenser etter behov
  • Tilpasset brukergrensesnitt og funksjonalitet i Project Online
  • Mye ekstra funksjonalitet med PS+
  • Innledende workshop for å få inn organisasjonsspesifikk informasjon
  • Klasseromsopplæring av brukere
  • Tilgang til e-læring direkte i løsningen i etterkant av den initielle opplæringen
  • Administrasjon av løsningen
  • Support

Alt dette vil være fordelt på en månedlig betaling, i stedet for en større implementeringskostnad. Og ikke minst, den månedlige kostnaden vil reflektere antall brukere for hver enkelt måned, så løsningen blir ekstra fleksibel og økonomisk i bruk.

Enkel porteføljeoversikt

Inngangsportalen til hvert prosjekt fungerer også som en oppdatert rapport for hele prosjektporteføljen.

Her kan du se status, fremdrift, ressursbehov og annen informasjon du ønsker oversikt over. Informasjonen kan grupperes og filtreres i visninger, så brukerne får dekket sine forskjellige informasjonsbehov.

Porteføljeanalyse

Dersom dere har ambisjoner om å bruke løsningen til å velge ut de riktige prosjektene, basert på organisasjonens strategi, er dette en egen del av løsningen. Her kan du legge inn de viktigste forretningsdriverne deres, prioritere mellom dem og velge ut prosjektene dere bør gjøre. Hvilke prosjekter som bør gjennomføres blir, i tillegg til strategien, basert på tilgjengelig budsjett og ressurser.

Prosjektplanlegging og oppfølging

For å få en god oversikt over prosjektene som skal gjøres, kan du detaljplanlegge prosjektene i MS Project. MS Project Professional er en integrert del av Project Online. Her kan du legge inn aktivitetene med tidsplan, ressurser, kostnader og fremdrift. Dette lagres i Project Online, og du vil dermed også kunne gjøre enkle endringer til planen i web-grensesnittet.

Ved å sette på ressurser på hver enkelt aktivitet vil du kunne få gode estimater på ressursomfang og kostnader i prosjektet. Når du oppdaterer prosjektplanen, vil disse estimatene også oppdateres, så du får et «live» bilde av prosjektet.

Den samme oversikten kan du selvsagt få på tvers av prosjektene, så du kan se det totale ressursbehovet framover i tid.

Fasene i et prosjekt

Vi har lagt inn muligheten for en enkel arbeidsflyt i prosjektene. Denne er konfigurert slik at prosjektleder må gå gjennom noen sjekklister mellom hver fase, for å få lov til å gå videre.

Dette reduserer risikoen for at du ikke har all nødvendig informasjon, og gir nye prosjektledere mulighet til å ta del i all opparbeidet kunnskap i organisasjonen.

Samarbeid i prosjektet

Ofte består et prosjekt av informasjon som er spredd på hver enkelt prosjektmedarbeider sin PC, det er en uoversiktlig mengde med regneark på forskjellige områder og huskelister finnes på alt fra gule lapper til egne prosjektplaner. Her får prosjektet sin egen arbeidsflate, hvor alle som jobber i prosjektet kan lese og bidra.

I dette arbeidsområdet kan du legge inn alt av analyser, risikoregister, aksjonslister, endringslogger, kontaktinformasjon, dokumenter og annen informasjon, tilgjengelig for alle i prosjektet. Men det er selvsagt mulig å begrense tilgangen til bestemte områder, som f.eks. til kontraktsdokumentene. Du vil også finne en felles «notatblokk» for hele prosjektet.

Oppdaterte rapporter

Siden alt i løsningen henger sammen, vil det ikke lenger være det samme behovet for å utarbeide rapporter. Rapportene vil bygge på faktiske data, både for det enkelte prosjekt, og på tvers av prosjektene.

Vi gleder oss til å vise dere hvordan dere kan spare både tid, frustrasjon og penger ved å bruke Best practice PWA løsningen. Kontakt oss for en gratis kartleggingsworkshop.