Prosjektveiviseren – for hver enkelt virksomhet

En anbefalt prosjektmodell for gjennomføring av digitaliseringsprosjekter i offentlige virksomheter

Strukturen og prinsippene for den overordnede prosjektstyringen som Prosjektveiviseren beskriver er godt anvendbare for alle typer prosjekter, da den er en tilpasning til Prince 2 som er en generisk modell. Prosjektmodellen kan med små justeringer benyttes for alle typer prosjekter. Den består av fem faser og seks beslutningspunkter, som dekker hele prosessen fra konseptvalg til avslutningen av et prosjekt:

  • Konsept
  • Planlegge
  • Gjennomføre
  • Avslutte
  • Realisere

Prosjektmodellen kan tilpasses den enkelte virksomhets behov og det konkrete prosjektet.

Følg Prosjektprosessen

Vi har lagt inn en faseinndeling og en flyt i prosjektet som gjør at prosjektleder må følge metodikken og har de nødvendige hjelpemidlene, både i form av teori, sjekklister og dokumentasjon. Mellom hver fase vil det være noe informasjon som må fylles inn for å få lov til å gå videre. Før prosjektet flyttes til neste fase må det også godkjennes av en leder.

Dette reduserer risikoen for at du ikke har all nødvendig informasjon, og gir nye prosjektledere mulighet til å ta del i all opparbeidet kunnskap i organisasjonen.

Enkel porteføljeoversikt

Inngangsportalen til hvert prosjekt fungerer også som en oppdatert rapport for hele prosjektporteføljen.

Her kan du se status, fremdrift, ressursbehov og annen informasjon du ønsker oversikt over. Informasjonen kan grupperes og filtreres i visninger, så brukerne får dekket sine forskjellige informasjonsbehov.

Ferdige prosjektmaler

Prosjektveiviseren har et ferdig oppsett på aktiviteter som skal gjennomføres i ett prosjekt og en struktur i forhold til å organisere disse. Dette ligger selvsagt inne som standard, så du har et godt utgangspunkt når du oppretter et nytt prosjekt.

For å få en totaloversikt på ressursbehov, både innenfor ditt prosjekt og totalt sett for organisasjonen, legger du inn ressurser på enkeltaktivitetene i hvert prosjekt. Dette vil gi en detaljert behovsoversikt, og etter hvert som planene oppdateres vil også denne oppdateres dynamisk.

Image

Samarbeid om styringsdokumenter

Ofte består et prosjekt av informasjon som er spredd på hver enkelt prosjektmedarbeider sin PC, det er en uoversiktlig mengde med regneark på forskjellige områder og huskelister finnes på alt fra gule lapper til egne prosjektplaner. Her får prosjektet sin egen arbeidsflate, hvor alle som jobber i prosjektet kan lese og bidra.

I dette arbeidsområdet kan du legge inn alt av styringsdokumentasjon, som sjekklister, analyser, kontaktinformasjon, dokumenter og annen informasjon, tilgjengelig for alle. Men det er selvsagt mulig å begrense tilgangen til bestemte områder, som f.eks. til kontraktsdokumentene. Du vil også finne en felles «notatblokk» for hele prosjektet.

Image