Det er et faktum at vi befinner oss i en tid med ustabilitet, geopolitisk usikkerhet og mindre forutsigbarhet. I slike tider blir det ofte økt fokus på kostnader, investeringsviljen går ned og stilles større krav til avkastning. Kort sagt; vi ønsker mer og bedre styringsinformasjon for å være trygg på at vi tar riktig beslutning. Hvordan kan så en PPM-løsning (Project- and Portfolio Management) bidra til bedre kostnadskontroll?
Før vi dykker ned i dette, må vi ta noen forutsetninger. Vi forutsetter at virksomheten har enten
A. En eller flere prosjektporteføljer som påvirker virksomhetens økonomi.
B. Enkelte prosjekter som er av en størrelse eller et omfang slik at de har påvirkning på virksomhetens økonomi, eller
Hva er et prosjekt, og hvorfor gjør vi prosjektstyring?
Vi kan se på et prosjekts formål som å minimere risikoen for at man ikke oppnår den forventede gevinsten til forventet tidspunkt, eller motsatt: Maksimere sannsynligheten for at vi oppnår ønsket gevinst til forventet tidspunkt.
For at vi skal kunne måle både sannsynligheten og verdien må vi ha data. Dette kan være data vi har hentet inn fra eksempelvis markedsanalyser, historiske (interne) data eller andre former for analyser. En markedsanalyse vil kunne gi oss informasjon om eksempelvis et markedspotensial – en fremtidig mulig inntekt. Det neste er å finne ut hvilken kostnad som kreves for å hente ut markedspotensialet. Dette kan være direkte kostnader som f.eks. innkjøp av materialer og medgått tid eller det kan være indirekte kostnader som for eksempel en organisasjon, ledelse og administrasjon. Data på potensiell inntekt og direkte kostnader vil det være naturlig å registrere i mandatet til prosjektet. I en PPM-løsning vil vi kunne strukturere disse dataene slik at de er både knyttet til et prosjekt, men også med mulighet for å aggregere dataene og gjøre dem tidsbestemte.
Hvilken verdi har en plan?
En plan kan sees på som en opplisting og struktur på oppgavene og aktivitetene som skal utføres for å nå målet. Samtidig kan en plan utvides til å gi informasjon om hvilke ressurser som kreves per aktivitet og oppgave og i prosjektet som helhet. Ressurser kan være både mennesker (tid), materialer og kostnader. Med andre ord; en plan kan bidra til å tydeliggjøre hvor og når kostnadspådraget oppstår. Dersom man har gjort likelydende prosjekter tidligere vil man i en PPM-løsning også kunne se på tidligere planer og dermed lære av dem. Man får en database bestående av erfaringer som kan dra nytte av når man lager den nye planen. Erfaring har verdi!
Risiko
Ved å systematisere arbeidet med å kartlegge og dokumentere risiko får man både synliggjort og estimert potensielle endringer og påvirkninger et prosjekt kan bli utsatt for. Formålet med risikostyring er å kunne jobbe strukturert – basert på erfaring – med å redusere sannsynligheten for at noe negativt skjer samtidig som det gir oss mulighet til å finne mitigerende (og forhåpentligvis kostnadseffektive) tiltak dersom en risiko inntreffer. Ved å beregne eksponering (sannsynlighet x konsekvens) kan man også kvantifisere risikoen og gjøre den om til en potensiell kostnad (kostnadseksponering).
Etter hvert som man bygger seg opp erfaring ved å ha jobbet med risiko i en virksomhet over tid oppnår man minst to ting: Man bygger opp en erfaringsdatabase som nye prosjektledere kan lære av, samtidig som man bygger opp datamengder som gjør at man kan kvantifisere risikoene bedre basert på reell erfaring. Sistnevnte gjelder jo da spesielt det med å beregne sannsynligheten for at en risiko inntreffer.
Porteføljestyring
Porteføljestyring handler ofte om å velge riktig prosjekt. Hva er så riktig prosjekt? Det vil variere fra virksomhet til virksomhet. Man kan knytte strategiske drivere til et prosjekt for å kartlegge hvilke prosjekter som i størst mulig grad understøtter virksomhetens strategi. I en porteføljeoversikt vil man raskt kunne se hvilke prosjekter som understøtter strategien best. I tillegg – hvis man registrerer både potensielle inntekter/gevinster i et prosjekt, i tillegg til kostnader – vil en porteføljeoversikt kunne gi enda bedre beslutningstøtte.
Stordriftsfordeler
I tillegg til at en PPM-løsning vil kunne gi bedre økonomisk oversikt og styringsinformasjon vil man også kunne oppnå mange stordriftsfordeler som f.eks. planmaler, læring mellom prosjektledere, felles gjennomføringsmetode reduserer behovet for opplæring etc. Dette er dog et annet tema, og mange vil nok hevde at det er vanskeligere å kvantifisere slike gevinster. At de finnes er dog ganske godt dokumentert i forskningen[1].
[1] https://www.pmi.org/learning/thought-leadership/boosting-business-acumen
About the Author
