Endelig automatisk og unik Prosjektnummerering

David HansFunksjonalitet

ProsjektID i Project Online - Prosjektsenteret

Mange av våre kunder har ønsket seg muligheten til å få Project Online til å generere (unike) prosjekt ID nummer automatisk ved opprettelsen av et prosjekt. Gode nyheter!

Microsoft har nå innført denne funksjonen i Project Online. Du kan nå angi forskjellige regler for å opprette automatiske prosjektnummer for hver prosjekttype du har. Funksjonen er ganske enkel å bruke. Les videre for å se hvordan du gjør det.

Hvor er disse prosjekt-IDene definert?

Før du kan få dine nye automatiske prosjekt-ID’er, må du definere reglene for ID-nummerering. Under ser du hvordan syntaksen for et automatisk Prosjekt ID-nummer kan se ut:

[tekst] [automatisk nummer] [tekst]

Eksempel:   R2D2-0042-C3PO

Du er pålagt å velge antall sifre i nummeret og startpunktet for nummereringen. De to tekststrengene, før og etter, er frivillige.

Regelen for nummereringen må angis for hver prosjekttype du har definert i Project Online – dvs virksomhetsprosjekttyper eller EPTer.

Nummereringen er ikke obligatorisk, så du trenger ikke å gjøre det for alle EPTer. Når reglene er satt opp vil hvert nummer bli generert automatisk for den EPT’en, basert på strukturen du har angitt.

Jeg har angitt strukturen IMS-### med startnummer  200 i eksemplet nedenfor:

ProsjektID i Project Online

Dette vil gi meg en prosjekt ID IMS-0200 for det neste prosjektet jeg oppretter. Den påfølgende vil være IMS-0201, og så videre.

Så snart jeg lagrer endringene i EPTen, opprettes nummeret automatisk for alle nye prosjekter av samme type ,og Prosjekt-ID feltet gjøres tilgjengelig for bruk i PDPer og Visninger.

Viktig merknad: Allerede eksisterende prosjekter basert på denne EPTen vil ikke bli tildelt ID automatisk. Derfor startet jeg min ID på 200, slik at jeg kan legge inn ID’er 0001-0199 manuelt på mine eksisterende prosjekter som er av samme EPT.

Å legge til Project ID-feltet i Project Online

For å gjøre den synlig for brukeren, må prosjekt-IDen legges til to steder. Først i “Visninger” så du kan se den i Prosjektsenteret. Så i de relevante prosjektdetaljsidene (PDPs) som viser sammendragsinformasjon for prosjektet.

Nye prosjekter opprettet fra EPT

Feltet prosjekt-ID vises ikke før etter at du har opprettet prosjektet. Det betyr at selv om du har lagt feltet til i PDPen som du bruker for å opprette et prosjekt, vil du først se innholdet i ID-feltet etter at systemet har ferdigstilt etableringen av prosjektet og du kommer tilbake til prosjektdetaljsiden.

ProsjektID i Project Online

Når du lukker og sjekker inn prosjektet og går tilbake til prosjektsenteret, vil prosjekt-IDen også vises der.

ProsjektID i Project Online

Eksisterende Prosjekter for en EPT

For hver EPT som bruker denne nye funksjonen, må du redigere alle prosjekt som allerede er opprettet og fylle inn Prosjekt ID. Det finnes ingen rask standard måte å gjøre dette på – hvert prosjekt må redigeres manuelt for å angi verdien.

Kanskje du allerede har lagt inn en prosjekt-ID på eksisterende prosjekter, i et egendefinert felt. Hvis du ønsker å beholde disse numrene, vil min anbefaling være å lage en liste over prosjekter som må oppdateres. Dette kan gjøres ved å lage en enkel Prosjektsenter visning for alle prosjekter, gruppert etter EPT.

ProsjektID i Project Online - Prosjektsenteret

Derfra ville jeg eksportert den til Excel, og deretter bestemme hvilke nummer prosjektene skal få. I eksempelet jeg har brukt i denne bloggen vil jeg begynne på IMS-001, og fylle inn til alle prosjektene har et nummer.

ProsjektID i Project Online

Oppsummering

Feltet prosjekt-ID er en enkel og rask måte å få prosjektnummer automatisk generert for prosjekter som du legger til i porteføljen din. Feltet er også tilgjengelig i OData baserte rapporter som du kan lage ved  bruk av Excel eller Power BI.

Det er noen viktige ting å huske på ved bruk av prosjekt-ID-feltet:

  • Du må overvåke feltet, siden det ikke er låst (read only), noe som betyr at alle med “Lagre” tillatelser på et prosjekt potensielt kan endre verdien.
  • Feltet har ingen entydige verdier: enten fordi noen manuelt har endret feltet for et bestemt prosjekt (se ovenfor) eller fordi “Første nummer” i reglene har blitt redigert slik at Project Online vil kretse gjennom allerede brukt verdier igjen.
  • Hvis du har eksisterende prosjekter, må du gå til hver enkelt og angi verdien du vil ha manuelt.
  • Prosjekter lagret direkte til Project Online fra MS Project vil ha den virksomhetsprosjekttypen som er definert som standard i Project Online. Prosjekter bør alltid opprettes fra prosjektsenteret.
  • Feltet er tilgjengelig for rapportering via OData, og kalles Project Identifier.
  • Feltet er IKKE tilgjengelig i MS Project klienten.

Kontakt oss for mer informasjon eller for hjelp til å implementere denne nye funksjonen i Project Online løsningen.