En guide til PPM

Ida Christin EriksenFunksjonalitet, Uncategorized

Styring av prosjektporteføljer har blitt et kritisk punkt for organisasjoner som ønsker å forbedre evnen til å styre flere prosjekter samtidig, på en effektiv måte. PPM(Project Portfolio Management) refererer til hvordan en bedrift håndterer prosjektprioritering, ressursallokering, budsjettering, planlegging og andre elementer relatert til prosjekter. Dermed skal PPM være en måte å tette gapet mellom strategi og utførelse. Med systematisk prosjekt og porteføljestyring kan man sikre at organisasjonen får mest mulig ut av sine valgte prosjekter.  

PPM er hvordan man håndterer en miks av relaterte, avhengige og tilkoblede prosjekter i en bedrift. Dette gjøres ved å ta hensyn til det store bildet, og inkludere alle tidligere, pågående og fremtidige prosjekt, samtidig som man vurderer hvordan man skal prioritere de ulike prosjektene. Om man i tillegg tar inn organisasjonens strategi i hver portefølje tillater man vurdering av om et prosjekt passer akkurat nå, eller om det er bedre å velge et annet.  

Hovedmålet med PPM er å få mest mulig ut av fordelene man skaper i et prosjekt. Andre mål er å oppnå en portefølje-balanse, ved at man inkluderer prosjekter med ulikt nivå av risiko og av ulik lengde. Målene kan oppsummeres som 

  • Å identifisere de beste prosjektene å investere i. 
  • Å vurdere og lage en prioriteringsliste over fremtidige prosjekter.  
  • Å bruke bedriftens ressurser best mulig, ved å redusere risiko og svinn.  

Dermed kan PPM sikre at en bedrift er bedre skikket til å møte både de operasjonelle og finansielle målene ved å få en optimalisert miks av prosjekter og porteføljer.  

Porteføljestyring kan være en komplisert prosess, men den kan kokes ned til det følgende 

  • For å kunne ta avgjørelser som gagner bedriften må man identifisere bedriftens strategiske mål. En oversikt som også prioriterer disse, hjelper både porteføljeledere og prosjektledere i deres avgjørelsesprosess.  
  • Samle og undersøk mulige prosjektidéer for å enklere kunne vurdere lignende prosjekter og hvordan de passer inn i prosjektporteføljen når de dukker opp. 
  • Se på sannsynlige ressurskrav, og vurder porteføljens nåværende styrker og limitasjoner. Undersøk også hvert prosjekt, spesielt med tanke på risikoer, plan og leveransedatoer, ressursallokering og mulige gevinster. Slik kan man sørge for at prosjektene samsvarer med bedriftens strategiske mål, og at de mest kritiske prosjektene har de riktige ressursene. Dette bidrar også til at man kan velge ut de beste prosjektene for bedriften til enhver tid.  

Basert på informasjonen man har om de strategiske målene og prosjektene må porteføljelederen periodisk vurdere porteføljens levedyktighet og tilgjengelighet på ressurser. Dette bidrar til bedre utførelse av hvert enkelt prosjekt, og ved å være bevisst på situasjonen, målene og tilgjengeligheten er det enklere å justere ved motgang.  

Porteføljestyringsverktøy kan gjøre prosessen enklere, blant annet ved å gi en god oversikt over alle porteføljer og prosjekter ved siden av hverandre. Ved å ha godt verktøy, som for eksempel IMS PPM Power App , vil organisasjonen jobbe enhetlig på tvers av porteføljen og dermed gjøre prosjektene sammenlignbare. Da kan man enkelt hente ut rapporter som gir et helhetlig bilde av fortid og nå-tid, samtidig som det gir et godt grunnlag for planlegging av fremtid. Ta kontakt med oss om du ønsker å høre mer om våre prosjekt- og porteføljestyringsløsninger, eller om du trenger hjelp til å bygge rapporter som gjør livet som prosjekt- eller portefølje-leder litt enklere.